هشت روش مدیریت تیم کاری در دوران فاصله‌گیری اجتماعی کرونا

هشت روش پیشنهادی برای مدیرانی که در دوران فاصله‌گیری اجتماعی کرونا می‌خواهند سلامت عاطفی تیم کاری و کسب و کار خود را حفظ کنند را  در مقاله ای در آژانس تبلیغاتی پرمون طرح گردآوری کرده ایم .

1. بازنگری در انتظارات

در دوران فاصله‌گیری اجتماعی کرونا شما باید در انتظارتان از نحوه انجام امور، زمان و چگونگی تکمیل وظایف کاری محول شده، بازنگری کرده و اقدام به تنظیمات و هماهنگی‌های مجدد نمایید و همچنین به اعضای تیم اجازه دهید تا مسئولیت‌ها و وظایفشان را به شیوه دلخواه خود به سرانجام رسانند. این به معنای تمرکز بر نتایج و انعطاف‌پذیری بیشتر است.

2. به طور منظم در دسترس باشید

در دوران فاصله‌گیری اجتماعی کرونا از سیستم‌های پیام‌رسان فوری برای تماس‌های منظم استفاده کنید. مراقب باشید که حتی یک کارمند نصف روز خود را بدون ورود و سر زدن به سیستم نگذراند. شاید بخواهید در بهترین حالت هر روز یک جلسه از طریق ویدیو برگزار کنید و یا مسئولیت رهبری جلسه را به صورت چرخشی در آورید. برای انجام بهینه این‌کار توقع خود را روشن و واضح بیان کنید که هر فرد باید بداند مرتب و بدون حواس‌پرتی در جلسه حضور داشته باشد و به‌طور عینی و مشخص نشان دهید که حضور‌داشتن در جلسات به عنوان یک عضو تیم مجازی چه معنایی دارد.

3. تاکید بر یادگیری مداوم

نه تنها دلیلی بر توقف یادگیری و آموزش در شرایط جدید نیست، بلکه احتمالا استفاده از سیستم آموزش خرد (میکرو لرنینگ) عملی‌تر نیز به نظر می رسد. بیشتر بر روی اشتراک‌گذاری مطالب کوتاه و مختصر و با یک موضوع واحد در قسمت‌های پنج تا ده دقیقه‌ای تمرکز کنید. همچنین شما می‌توانید از اعضای دیگر تیم بخواهید تا پرسش‌هایی در مورد مطالب جلسه مطرح کرده و بحث و گفتگویی مختصر در مورد ارتباط، کاربرد و ارائه پیشنهاداتی در مورد آن چه که همه آموخته‌اند داشته باشید.

4. با واگذاری مسئولیت به همکاران در مقام رفیق و مربی، یک پوشش محافظتی متقابل ایجاد کنید.

رسیدگی به نیازهای تک‌تک اعضای تیم به سرعت مدیران را ناتوان و خسته خواهد کرد. جهت تقسیم بار این مسئولیت، اعضای تیم خود را به گروه‌های دوتایی تقسیم کنید به‌گونه‌ای که هر فرد به عنوان رفیق و مربی فرد دیگر عمل کند. این نمونه از رهبری مشترک باعث خلق یک پوشش ثانویه محافظتی متقابل شده و سپری بر علیه انزوای عاطفی ایجاد خواهد کرد.

5. تفسیر لحن صدای افراد به عنوان جایگزین تعاملات چهره به چهره

درک نشانه‌های عاطفی و احساسی افراد هنگامی که در یک اتاق حضور ندارید سخت‌تر است. در دوران فاصله‌گیری اجتماعی کرونا فقط بر داده‌های غیرکلامی و زبان بدن تکیه نکنید. شما می‌توانید به شاخص‌هایی نظیر متن پیام، صدا و ارتباطات ویدیویی گاه به گاه اعتماد کنید. به این نشانه‌ها به دقت توجه کنید:

• الگوهای لحن و نوع بیان افراد در متن پیام
• بالا و پایین رفتن صدا و تند یا شمرده صحبت‌کردن در ارتباطات صوتی
• هرگونه حرکات فیزیکی در چهره افراد هنگام ارتباطات ویدیویی

6. به عنوان یک فرد خوش بین و مثبت اندیش عمل کنید و ترس های تیم خود را از بین ببرید.

خوش‌بینی مسری است. رهبران و مدیرانی که امید و اطمینان خود به آینده را مرتبا ابراز می‌کنند، بهتر می‌توانند به کارمندانشان کمک کنند تا کارشان به خصوص تحت شرایط استرس زا معنا و مفهوم پیدا کند. از شوخی به عنوان یک مسکن و یک ابزار تخلیه تنش بهره ببرید. به خاطر داشته باشید که ترس، ابتکار عمل را از بین برده و دست و پای خلاقیت را می‌بندد؛ و به جای ایجاد تعهد، فقط اجبار و بی‌انگیزگی به‌همراه خواهد آورد.

7. حتی اگر خبر جدیدی وجود ندارد شما به‌روز رسانی کنید.

بلاتکلیفی و عدم اطمینان به اضطراب ختم می‌شود. هر چه ارتباطات و به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات بیشتر شود، امکان ایجاد خلا اطلاعاتی در تیم نیز کمتر می‌شود. حتی اگر اطلاعات و مطالب جدیدی جهت به اشتراک‌گذاری ندارید باز هم همچنان و مرتب با یکدیگر در ارتباط باشید. حفظ شفافیت در اطلاع‌رسانی در هنگام بحران و از طریق به‌روزرسانی‌های منظم، پیام‌هایی حاکی از اعتماد، همدلی و نگرانی عمیق شما را به اعضای تیم‌اتان منتقل می‌کند.

8. سنجش مرتب میزان استرس و مشارکت و تعامل اعضای تیم

این موضوع را کاملا برای اعضای خود روشن کنید؛ که نگرانی اصلی شما در دوران فاصله‌گیری اجتماعی کرونا رفاه و سلامت آنان است. جهت نظارت بر مشارکت و تعاملات افراد تیم در فواصل معین وقت بگذارید و با هر یک از اعضای تیم از طریق پرسیدن دو سوال کوتاه و سریع ارتباط برقرار کنید: اول، از آن ها بخواهید تا از10-0 به میزان استرس خود در حال حاضر امتیاز دهند. دوم، به میزان مشارکت خود به طور کلی از 10-0 امتیاز دهند. حس شهودی شما و برداشت هر فردی می تواند اشتباه باشد، اما دریافت پاسخ افراد به‌صورت کمی به درک شما از موقعیت کمک خواهد کرد.

ترجمه بالا برگرفته از مقاله Eight Ways to Manage Your Team While Social Distancing منتشر شده در تاریخ 24 مارچ 2020 توسط Timothy R. Clark از مجله Harvard Business Review است.

نویسنده: تیموتی.آر. کلارک (Timothy R. Clark) موسس و مدیرعامل لیدرفکتور که یک شرکت مشاوره و آموزش رهبری جهانی است. وی نویسنده کتاب زیر است:

The 4 Stages of Psychological Safety: Defining the Path to Inclusion and Innovation (Berrett-Koehler 2020).

ترجمه: تیم تولید محتوا پرمون‌طرح